Come ottenere le risposte dei moduli Google in un messaggio di posta elettronica

Come ottenere le risposte dei moduli Google in un messaggio di posta elettronica

Come inviare i dati di Google Forms in un messaggio di posta elettronica dopo che un rispondente ha inviato il modulo. Puoi anche inviare una copia delle risposte del modulo al mittente.

Come ottenere le risposte dei moduli Google in un messaggio di posta elettronica

I moduli Google sono uno strumento perfetto  per creare moduli e sondaggi online. Le forme sono reattive e ottimizzate per i dispositivi mobili e hanno un bell’aspetto poiché le combinazioni di colori e la tipografia si basano sulla filosofia del design dei materiali. Sia che tu abbia bisogno di un modulo Contattami di base  per un modulo di registrazione evento più complesso  , ci sono modelli di modulo già pronti per farti diventare operativo in pochi minuti.

I moduli Google offrono diversi vantaggi. Le risposte del modulo vengono salvate automaticamente in un foglio di lavoro Google che può essere facilmente esportato in altri formati come PDF o CSV. A differenza di altri costruttori di moduli online che seguono il modello freemium, i moduli Google sono assolutamente gratuiti e possono accettare risposte illimitate. Puoi anche programmare Moduli Google per interrompere l’accettazione di risposte dopo una determinata data.

C’è una limitazione anche se con Google Forms.

Google Forms può inviare notifiche email non appena le persone inviano il tuo modulo ma, come noterai nello screenshot , i dati del modulo inviati dal rispondente non sono inclusi nel messaggio email. Dovrai aprire il modulo Google o il foglio di lavoro Google associato che sta raccogliendo le risposte del modulo, per visualizzare i dati inviati. Non è un’opzione molto conveniente.

Se desideri ricevere i dati inviati in un messaggio e-mail, il  componente aggiuntivo Notifica e –  mail per Moduli Google può aiutarti. Il componente aggiuntivo, scritto utilizzando  Google Scripts , viene attivato ogni volta che un utente invia il tuo modulo Google e invia tramite email i dati del modulo a uno o più indirizzi email specificati dal proprietario del modulo in formato rich HTML o PDF.

Come ricevere i dati di Google Forms tramite posta elettronica

Ecco come aggiungere notifiche email a qualsiasi modulo Google in 5 semplici passaggi:

  1. Installa il  componente aggiuntivo di Google Forms , quindi fai clic sull’icona dei componenti aggiuntivi all’interno dell’Editor dei moduli (ha la forma di un’icona di puzzle ), scegli il menu Notifica e – mail per i moduli e quindi fai clic sul menu Crea nuova regola .
  2. La finestra di configurazione si aprirà all’interno dell’editor del modulo. Inserisci il tuo nome completo (o il nome del mittente) e specifica anche l’elenco di uno o più indirizzi e-mail (separati da virgola) che dovrebbero ricevere notifiche e-mail automatiche quando viene inviato un modulo.
  3. Se desideri inviare un’e-mail di conferma automatica al rispondente del modulo dopo che ha inviato il modulo, controlla il mittente della notifica opzione . Dovrai anche selezionare la domanda nel tuo modulo Google che chiede al rispondente il proprio indirizzo email.
  4. Vai alla schermata successiva e inserisci la riga dell’oggetto e il corpo del messaggio della notifica e-mail. È possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica e includere uno qualsiasi degli elementi  {{form fields}}nell’oggetto o nel corpo come spiegato nella sezione successiva.
  5. Fare clic sul pulsante Crea regola per attivare la notifica del modulo. Ora apri il tuo modulo Google, invia una voce di prova e quindi vai alla cartella Posta inviata di Gmail per vedere la notifica e-mail che è stata inviata ai destinatari.

Come creare e-mail di notifica personalizzate

Puoi includere facilmente campi dinamici del modulo Google nella riga dell’oggetto e nel corpo del messaggio dell’email. Ad esempio, se hai una domanda intitolata “Nome?” nel modulo Google, puoi includere la variabile del modello {{Name?}} nell’oggetto o nel corpo e verranno automaticamente sostituiti con i dati effettivi inseriti dall’utente.

Oltre ai campi modulo, il componente aggiuntivo supporta anche  campi modulo dinamici come:

VariabileSostituito con
{{Form Name}}Nome (titolo) del tuo modulo Google
{{Form Url}}Link diretto per modificare la risposta di un utente
{{Response Number}}Il numero corrente di voci del modulo
{{Tutte le risposte}}Risposta completa, formattata come tabella

Formatta le tue e-mail di notifica con HTML

Le e-mail di notifica del modulo vengono create in HTML e puoi quindi utilizzare qualsiasi tag HTML per formattare le e-mail. Per esempio, se si un racchiudere all’interno del testo <b>tag</b>, che si trasformerà in grassetto nella e-mail mentre <em>tag</em>si corsivo il testo. Usa i tag span per cambiare il colore del carattere come mostrato nell’esempio seguente:

<span style="color:#f00;">Thank you!</span>

Se desideri includere il logo del tuo marchio nel messaggio e-mail, carica semplicemente l’immagine  e copia e incolla il codice HTML fornito nel corpo dell’e-mail.

Notifiche e-mail condizionali utilizzando la logica If-Then

Il componente aggiuntivo dei moduli può anche inviare notifiche e-mail a persone diverse in base alle risposte compilate nel modulo. Per esempio:

  • In un modulo di vendita, è possibile inviare una notifica a un particolare responsabile delle vendite in base alla categoria di prodotto selezionata dall’utente.
  • In un modulo scolastico, puoi inviare notifiche all’insegnante interessato in base al voto selezionato dal genitore / studente.

Puoi usare regole semplici, come region equals North America, o creare regole più complesse usando espressioni regolari . Le notifiche condizionali sono tuttavia disponibili solo nella versione premium.

Come mettere in pausa le notifiche e-mail da moduli Google

Vai a Editor di moduli – Componenti aggiuntivi – Notifica e-mail per moduli Google – Gestisci regola ed elimina la notifica e-mail dall’elenco.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *